Sosialisasi Implementasi SADAR (Sistem Archives Digital Anggaran)

SOSIALISASI IMPLEMENTASI SADAR (Sistem Archives Digital Anggaran)

Pada Hari Jumat tanggal 29 Juni 2018 pagi, bertempat di ruang Rapat BPKAD Lamongan dilaksanakan sosialisasi tentang proyek perubahan Implementasi SADAR pada pada sistem pengadministrasian arsip dokumen bidang anggaran BPKAD Kabupaten Lamongan dengan nara sumber Kasubbid Monitoring dan Evaluasi Bidang Anggaran BPKAD Kabupaten Lamongan Didik Eko Wahyudi, SE. MM.

Kondisi saat ini: Pemerintah Kabupaten Lamongan terdiri dari 64 Organisasi Perangkat daerah (OPD), terdiri dariĀ  37 Badan/Dinas/Sekretariat dan 27 Kecamatan, yang berarti terdapat 64 Dokumen DPA. Bidang anggaran BPKAD Lamongan selaku koordinator, setiap tahunnya menampung hampir 128 DPA untuk Kegiatan APBD Murni dan perubahan APBD tiap tahunnya. Selain itu juga menampung sejumlah yang sama untuk selanjutnya didistribusikan ke Inspektorat, BPK RI dan Provinsi. Selain itu Bidang Anggaran BPKAD juga menjadi rujukan bagi pihak-pihak terkait apabila membutuhkan dokumen DPA bilamana tidak dapat memperoleh DPA dari OPD secara langsung seiring dengan semakin meningkatnya jumlah dokumen DPA tiap tahun juga menimbulkan dampak terhadap berkurangnya ruang gerak bagi pegawai dalam melaksanakan tugasnya serta berdampak pada suasana hati (Mood) mereka. Peningkatan jumlah dokumen ini juga berpengaruh pada kebutuhan akan ruang penyimpanan, yakni berkaitan dengan timbulnya biaya untuk melakukan pengadaan Lemari arsip. Dengan adanya keberadaan dokumen kertas ini ternyata juga memiliki resiko lain yakni rawan terjadi kehilangan, pelapukan, dan dimakan oleh hewan.

Kondisi ideal yang diharapkan adalah berkurangnya tumpukan arsip/dokumen di ruangan kerja sehingga memberikan suasana kerja yang mendukung pelaksanaan kegiatan, berkurangnya penggunaan ruang penyimpanan dan pengadaaan Lemari penyimpanan dokumen, terjaganya kualitas dan kondisi dokumen dari pelapukan dan kerusakan oleh Hewan pengerat serta kehilangan.

Permasalahan utama yang menjadi kendala adalah bentuk dokumen yang masih berupa kertas, yang merupakan hasil print out atau fotokopi. Yang berdampak pada pemakaian kertas, penggunaan ruang untuk penyimpanan, rawan kerusakan oleh pelapukan, dimakan hewan pengerat dan kemampuan mendukung kecepatan dan keakuratan data dalam keterbukaan informasi, terutama informasi keuangan daerah,

Solusi untuk mengatasi kendala dari masalah-masalah yang timbul sebagaimana diatas, adalah adanya bentuk dokumen penganggaran yang efisien, akuntabel dan mendukung pelaksanaan azas transparansi dalam tata kelola pemerintahan yang baik, yakni dokumen penganggaran yang less space, less paper, durable dan identik dengan aslinya.

Dengan terlaksananya proyek perubahan ini, manfaatnya secara signifikan antara lain sebagai berikut :

  1. Manfaat Internal (BPKAD)
    • Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik;
    • Terjamin keamanan dari ancaman pelapukan, binatang pengerat dan kehilangan;
    • Kemudahan akses terhadap arsip elektronik;
    • Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik;
    • Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan;
    • Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital;
    • Mengatasi keterbatasan tempat penyimpanan.
  2. Manfaat Eksternal
    • Bagi Organisasi Perangkat Daerah, sebagai fasilitas backup arsip-arsip penganggaran milik seluruh OPD;

 

Untuk melaksanakan sistem ini diperlukan koordinasi dan dukungan dari pihak pihak untuk terlibat dalam bekerjasama mengelola dokumen DPA/DPPA yakni seluruh PPTK di Perangkat Daerrah Kabupaten Lamongan.

Sosialisasi ini dihadiri stakeholder internal atau yang mewakili seluruh karyawan di lingkungan Inspektorat Kota Banjarmasin yang sangat antusias ingin mempermudah pekerjaan administrasi melalui proyek perubahan.